Verwaltungsaufwand für die Nebenkostenabrechnung

Die Vermieterschaft ist berechtigt, der Mieterschaft die im Zusammenhang mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung entstehenden Verwaltungsaufwendungen als zusätzliche Nebenkosten in Rechnung zu stellen, und zwar nach Aufwand oder im Rahmen der üblichen Ansätze (Art. 4 Abs. 3 VMWG). Das gilt im Besonderen für die Wartung und die Verwaltung von Heizkosten (Art. 5 Abs. 2 lit. i und Abs. 3 VMWG). Die Verrechnung eines Verwaltungshonorars in der Nebenkostenabrechnung in Form einer Prozentpauschale ist somit zulässig. Es stellt sich jedoch die Frage, welcher maximale Prozentsatz der Nebenkosten für die Erstellung der Verwaltungspauschale (Verwaltungshonorar) zulässig ist.

Die Antwort auf diese Frage ist umstritten – was oft zu Ärger und Unsicherheiten bei Mietern und Mieterinnen führt. Die Problematik von Kostenpauschalen liegt darin, dass sich Verwaltungskosten, die pauschal als Prozentsatz des Nebenkostentotals erhoben werden, beim Anstieg der übrigen Nebenkosten ungeachtet dessen erhöhen, ob der Abrechnungsaufwand tatsächlich gestiegen ist oder nicht. Oft versuchen Grossverwaltungen deshalb, die Ansätze pauschaler Verwaltungskosten hochzutreiben, um sich einen Extraverdienst verschaffen zu können, was einer versteckten und unzulässigen Mietzinserhöhung gleichkommt.

Die üblichen Ansätze richten sich nach der Ortsüblichkeit und sind demnach regional verschieden, wobei ein Ansatz von 3 Prozent in der Schweiz praxisgemäss – Ausnahmen vorbehalten – durchaus als üblich bezeichnet werden kann. Dies gilt auch für den Kanton Solothurn, wo die Schlichtungsbehörde für Miete und Pacht grundsätzlich ein Verwaltungshonorar von maximal 3 Prozent als Pauschale akzeptiert. Will die Vermieterschaft vom vorgenannten Prozentsatz abweichen, sind die effektiven höheren Kosten nachzuweisen, was in den allermeisten Fällen nicht gelingt.

Fazit und Empfehlung:

• Die Verrechnung eines Verwaltungshonorars in der Nebenkostenabrechnung in Form einer ortsüblichen Prozentpauschale ist zulässig.
• Vermeiden Sie bei Vertragsabschluss Verwaltungspauschalen, welche die ortsüblichen Prozentpauschalen übersteigen.
• Überprüfen Sie jährlich Ihre Nebenkostenabrechnung und kontrollieren Sie, ob darin überhöhte Verwaltungspauschalen erhoben werden. Sollte dies der Fall sein, empfehle ich Ihnen bei Ihrer Verwaltung/Vermieterschaft innert Frist schriftlich Einsprache zu erheben. Es liegt an der Mieterschaft aktiv zu werden. Dabei sollte in einem ersten Schritt eine einvernehmliche Einigung mit Ihrer Verwaltung/Vermieterschaft im Fokus stehen.